Audyt zewnętrzny projektów unijnych

Beneficjenci, którzy powinni przeprowadzić audyt realizowanego projektu często zastanawiają się nad tym, jak takie badanie będzie przebiegało i w jakiej formie przekazane zostaną wyniki prowadzonych czynności audytorskich. Trudno o jednoznaczną odpowiedź na wspomniane zagadnienie: zasady prowadzenia audytu zewnętrznego projektów unijnych zależą bowiem od licznych aspektów określonych przez instytucję pośredniczącą i wdrażającą. Od wartości projektu, która obliguje do przeprowadzenia audytu zewnętrznego, od rodzaju działań i poddziałań, w ramach których ma być realizowane badanie, od funduszu, z którego współfinansowany jest projekt i województwa, w którym realizowane jest przedsięwzięcie.

Audytor wskaże, gdzie jest ryzyko

Również każda z instytucji pośredniczących i wdrażających inaczej określa wymogi w stosunku do samego badania projektu unijnego – inne są wymagania w stosunku do audytorów, inne do raportu – sprawozdania, jeszcze inne do zakresu badania. Każdorazowo beneficjent – podejmując działania na rzecz przeprowadzenia audytu zewnętrznego – powinien koniecznie zapoznać się z wymogami określonymi przez instytucje pośredniczące i wdrażające dla danego projektu – częściej informacje takie zwane są wytycznymi i stanowią oddzielny dokument, czasami są załącznikiem do umowy. Właściwie zawsze zaś beneficjent zobligowany do zlecenia audytu zewnętrznego znajdzie informację o takim obowiązku w treści umowy o dofinansowanie projektu. Mimo, że obecnie każde z województw, każdy z priorytetów i każde z poddziałań rządzi się swoimi prawami i wymogami, można zauważyć pewne prawidłowości i zasady wspólne dla każdego badania audytorskiego projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej.

Rewidenci i audytorzy w zespole

W większości przypadków audytorzy prowadzący audyt zewnętrzny projektu opierają się o następujące dokumenty: ustawę z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. 2009 nr 157 poz. 1240); rozporządzenie ministra finansów z 1 lutego 2010 r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. 2010 nr 21, poz. 108); międzynarodowe standardy profesjonalnej praktyki audytu wewnętrznego; wytyczne w zakresie przeprowadzania audytu zewnętrznego projektu unijnego właściwej instytucji – instytucji pośredniczącej lub wdrażającej.

Należy tutaj podkreślić, że audytorzy wewnętrzni wyłonieni do przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu korzystają z innych dokumentów niż biegli rewidenci, których badanie w szczególności ma charakter finansowy. Wydaje się, że najlepszym – wszechstronnym rozwiązaniem jest wybór zespołu audytorskiego, w skład którego wejdą zarówno biegli rewidenci – skoncentrowani na finansowych aspektach realizowanego przedsięwzięcia oraz audytorzy wewnętrzni, badający również system kontroli wewnętrznej oraz aspekty merytoryczne i zgodność z dokumentami programowymi oraz wytycznymi. Tak też często zalecają wytyczne dotyczące audytu.

Spróbujmy zastanowić się, czego może spodziewać się beneficjent w zakresie współpracy z audytorami? Przede wszystkim – wsparcia i pomocy, ale również dociekliwości i próby przeanalizowania wszelkich poczynań w ramach realizowanego przedsięwzięcia, dzięki czemu możliwe będzie określenie zgodności realizacji projektu z prawodawstwem krajowym i unijnym, dokumentami programowymi oraz umową i jej załącznikami. Wydaje się, że zgodnie z nową ustawą o finansach publicznych badanie audytorskie powinno mieć charakter czynności zapewniających i doradczych. Odbiorcą usług zapewniających z reguły jest instytucja pośrednicząca i wdrażająca, która od audytorów otrzymuje obiektywną ocenę dowodów, w celu dostarczenia niezależnej opinii lub wniosków na temat realizowanego projektu współfinansowanego ze środków unijnych.

To nie jest kontrola

Usługi doradcze, ze względu na swój charakter, kierowane są raczej do beneficjenta, który w trakcie prowadzonego badania audytorskiego może liczyć na wsparcie i pomoc zespołu audytorskiego. Realizujący czynności doradcze audytorzy nie powinni jednak przejmować obowiązków beneficjenta, jak również w sposób radykalny przedstawiać swojego stanowiska – cały czas należy mieć bowiem na względzie, że prowadzone badanie nie jest kontrolą a audytor nie ma „narzędzi i mocy sprawczych” pozwalających na wyciąganie wniosków i konsekwencji względem badanego podmiotu. Jego czynności są jedynie pewnego rodzaju rekomendacją, wskazówką dla instytucji pośredniczącej i wdrażającej w zakresie czynności przedsięwziętych względem danego projektu i beneficjenta.

Mimo bowiem, że audytorzy powinni wykazać się starannością i umiejętnościami, należyta staranność zawodowa nie oznacza nieomylności zespołu audytorskiego, o czym należy pamiętać wdrażając zarekomendowane działania naprawcze. Innym zaś zagadnieniem, które należałoby tutaj wskazać jest fakt, iż tak naprawdę w dużej mierze to instytucja pośrednicząca i wdrażająca określa często zasady i reguły wdrażania projektu i współpracy z beneficjentem. Prowadząc zaś badanie audytorzy powinni skupić się na czynnościach realizowanych przez beneficjenta, nie zaś ocenie systemu wdrażania wskazanego przez właściwą instytucję.

Prowadzący czynności audytorzy powinni mieć zapewnione prawo wstępu do pomieszczeń u beneficjenta, oraz prawo wglądu do wszelkich dokumentów, informacji i danych oraz do innych materiałów związanych z realizacją badanego projektu, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych, jak również do sporządzania ich kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej oraz zasad etyki audytorskiej i obowiązku poufności. Pracownicy beneficjenta powinni zaś udzielać informacji i wyjaśnień, a także sporządzać i potwierdzać kopie, odpisy, wyciągi lub zestawienia, o które poproszą audytorzy. Od audytorów zaś – zgodnie z międzynarodowymi standardami profesjonalnej praktyki audytu wewnętrznego – wymaga się, aby badanie było prowadzone przez zespół cechujący się prawością, obiektywizmem, poufnością i kompetencjami.

Audyt wskazuje na problemy

W wyniku zakończonych czynności audytorskich audytorzy przekazują sprawozdanie (wstępne) beneficjentowi projektu. Po otrzymaniu sprawozdania beneficjent może zgłosić na piśmie dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia do treści sprawozdania, w terminie określonym przez audytora, nie krótszym niż 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania sprawozdania. W przypadku otrzymania dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń do treści sprawozdania zespół audytorski dokonuje ich analizy i w miarę potrzeby podejmuje dodatkowe czynności wyjaśniające w tym zakresie, a w przypadku stwierdzenia w części albo w całości ich zasadności, zmienia lub uzupełnia treść sprawozdania. W przypadku nieuwzględnienia dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń do treści sprawozdania, w części albo w całości, audytor przekazuje na piśmie swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem beneficjentowi.

Tak przygotowane sprawozdanie (końcowe) jest przekazywane przez beneficjenta do instytucji pośredniczącej i wdrażającej. W treści sprawozdania – poza informacjami oczywistymi, jak harmonogram, zakres badania, techniki, itp. – w szczególności znajdziemy ustalenie stanu faktycznego, określenie wielkości próby oraz metodologii jej doboru, wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy, określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień, uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje.
Szukają (życzliwie) błędów systemowych

Warto byłoby jeszcze raz podkreślić, iż audyt zewnętrzny projektu nie jest formą kontroli przedsięwzięcia – nie szukamy tutaj kazuistycznych zaniedbań i nieprawidłowości, a raczej systemowych błędów, które po pierwsze powodują ryzyka dla realizacji projektu, a po drugie z wysokim prawdopodobieństwem będą się powtarzały ze względu na taką a nie inną praktykę beneficjenta. Można przyjąć, iż znalezienie błędu systemowego w danym obszarze, a następnie jego eliminacja, pozwoli na ograniczenie działania tego błędu i usunięcie go również w innych procesach realizowanych w ramach projektu.

W treści sprawozdania audytorzy często wskazują również zidentyfikowane ryzyka w realizacji przedsięwzięcia, które po zmaterializowaniu (wystąpieniu) mogłyby narazić beneficjenta na szkodę. Każdorazowo ryzyko ma określoną istotność według skali przyjętej przez audytorów. Najczęściej trójstopniowej – od ryzyka niskiego, przez umiarkowane do wysokiego. Istotność ryzyka – poza wskazaniem w jakim czasie należy podjąć działania naprawcze i wdrożyć rekomendacje audytorów – pozwalają również na przybliżenie ewentualnych konsekwencji, w tym finansowych w przypadku zmaterializowania ryzyka. Dla beneficjenta wskazanie ryzyk, czyli hipotetycznych możliwości wystąpienia zdarzenia mającego negatywny wpływ na realizację przedsięwzięcia oraz ich istotności jest ważną wskazówką dotyczącą tego, co jest największym zagrożeniem dla prowadzonych działań i które z rekomendacji w pierwszej kolejności należałoby wdrożyć, aby zapobiec ewentualnym problemom.

Badanie audytorskie, poza wskazanymi wyżej informacjami, powinno również pozwolić na usprawnienie procesów zarządzania ryzykiem w realizowanym projekcie. W ramach prowadzonych czynności warto, aby beneficjent od audytorów uzyskał informację zwrotną będącą swego rodzaju wsparciem w tworzeniu lub usprawnianiu procesów zarządzania ryzykiem, a także w utrzymaniu skutecznych mechanizmów kontrolnych w ramach realizowanego przedsięwzięcia, poprzez ocenę ich skuteczności i wydajności oraz wskazówki w zakresie ich udoskonalenia. Dzięki temu beneficjent otrzyma tzw. wartość dodaną będącą efektem prowadzonych czynności audytorskich – wskazówkę odnośnie wdrażania i zarządzania projektem unijnym, którą będzie mógł wykorzystać w ramach obecnie i w przyszłości realizowanych projektów.

Zrozumiały język

Międzynarodowe standardy profesjonalnej praktyki audytu wewnętrznego zachęcają audytorów również do przekazywania w sprawozdaniu informacji o „dobrej pracy audytowanego”, czyli prawidłowej realizacji przedsięwzięcia. Wspominając o treści sprawozdania z audytu zewnętrznego projektu współfinansowanego ze środków unijnych warto podkreślić, że wszelkie informacje – zgodnie z przywołanymi standardami – muszą być dokładne, obiektywne, jasne, zwięzłe, konstruktywne, kompletne oraz dostarczone na czas. Odzwierciedlające fakty, nie zaś przypuszczenia audytorów.

Sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinno być logiczne i łatwe do zrozumienia, przygotowane w zrozumiałym dla beneficjenta oraz instytucji pośredniczącej i wdrażającej języku, w sposób zapewniający pełne zrozumienie treści przez zainteresowanych.